Kun käsittelemme tietoja yrityksesi puolesta.

1. Osapuolet

Rekisterinpitäjä on liittynyt yritys tai yritystiliä käyttävä asiakasyritys, joka käyttää kohdan 3 toimintoja (tässä sopimuksessa «te» tai «yritys»).

Henkilötietojen käsittelijä on Timmarna Platform (toiminimi), Y-tunnus 970905-3558, Lilla Bommen 1, 411 04 Göteborg, joka ylläpitää SeeYouSoon-palvelua (tässä sopimuksessa «me»).

Sopimus on osa Kumppaniehtoja ja yritystilien ehtoja, ja se on hyväksyttävä ennen kuin kumppanitili tai yritystili aktivoidaan. Se täyttää GDPR:n 28 artiklan 3 ja 9 kohdan vaatimukset kirjallisesta sopimuksesta. Hyväksytte sen rastittamalla ruudun hakemuksessa, yritystilin aktivoinnin yhteydessä, sovelluksessa tai paneelissa, ja tallennamme, minkä version hyväksyitte ja milloin. Jos Kumppaniehdot ja tämä sopimus ovat henkilötietojen osalta ristiriidassa, sovelletaan tätä sopimusta.

2. Mitä sopimus koskee ja mitä se ei koske

Tätä käsittelemme puolestanne

Sopimus koskee tietoja, jotka te itse syötätte tai annatte henkilöstönne syöttää työkaluihin omaa toimintaanne varten: henkilöstö, työvuorolistat, työaika ja palkanlaskennan perusteet kohdassa Kassa & henkilöstö, henkilöstölistanne toimialalla, varaukset, jotka teette asiakkaille, joilla ei ole tiliä, Ajoneuvoseuranta ja työkortit korjaamossa, rengashotelli, rengastilaukset toimittajilta sekä työntekijälistat, käyttöoikeudet, kustannuspaikat ja kuukausiraportit matkojen ja rahdin yritystilillä. Kohdassa 3 kuvataan kukin käsittely.

Tästä vastaamme itse

Seuraavien osalta SeeYouSoon on itsenäinen rekisterinpitäjä, ja tällöin sovelletaan tietosuojakäytäntöä, ei tätä sopimusta:

• Jokaisen käyttäjän tili ja kirjautuminen, myös yrityksenne omistajien, esihenkilöiden, työntekijöiden ja matkustajien tilit yritystilillä.
• Varaukset, tilaukset, rahtikuljetukset ja matkat, joita asiakkaat tai työntekijät tekevät sovelluksessa, niihin liittyvät chatit ja puhelut, arviot ja arvostelut sekä SeeYouSoon Club. Itse kuljetuksen suorittamisen sekä liikennettä ja kirjanpitoa koskevien lakisääteisten vaatimusten osalta asiakasyritys, SeeYouSoon ja kuljetuksen suorittava kuljetusyritys ovat kukin itsenäisiä rekisterinpitäjiä. Kun te myyjäyrityksenä saatte asiakkaan tiedot varauksen kautta, olette samoin itse rekisterinpitäjiä sen osalta, miten käytätte niitä.
• Hakemuksenne kumppaniksi, lähettämänne asiakirjat ja niiden tarkastuksemme.
• Asiakaspalvelu, turvallisuus, petosten torjunta ja omat lokimme siitä, kuka henkilöstöstämme on nähnyt mitä.

Kohdassa 3 mainitun lisäksi emme pidä asiakasrekisteriä yritysten puolesta.

3. Käsittely: luonne ja tarkoitukset

Tallennamme tiedot, näytämme ne niille yrityksessänne, joilla on oikeus nähdä ne, teemme niistä laskelmia ja lähetämme niistä ilmoituksia, jotta voitte hoitaa toimintaanne. Emme käytä niitä omiin tarkoituksiimme.

Kassa & henkilöstö

• Henkilöstö. Lisäätte yritykseen henkilöitä ja annatte heille roolin (omistaja, esihenkilö tai henkilökunta), tittelin ja henkilöstönumeron. Henkilö, joka ei vielä ole sektorin henkilöstöluettelossa, kutsutaan sähköpostiosoitteella tai puhelinnumerolla olemassa olevaan SeeYouSoon-tiliin. Emme tallenna tätä osoitetta tai numeroa Kassa & henkilöstö -osioon, vain yhteyden tiliin. Kutsu on voimassa 7 päivää.
• Työvuorolistat. Viikkolista, jossa on päivä, alkamis- ja päättymisaika. Salongit, autopesulat ja siivousyritykset käyttävät sen sijaan oman alansa työvuorolistaa.
• Leimaus ja tauot. Kun henkilöstö leimaa sisään ja ulos sovelluksessa, ajat tallennetaan, samoin jokaisen tauon alku ja loppu. Jokainen jäsen näkee, ketkä työtoverit ovat juuri nyt leimanneet sisään.
• Etäisyys työpaikalle. Katso alla oleva laatikko.
• Korjaukset. Omistajan tai esihenkilön, joka korjaa aikaa, on kirjoitettava syy (3–300 merkkiä). Korjaus tallennetaan muutoslokiin arvoineen ennen ja jälkeen, ja työntekijä saa ilmoituksen, jossa syy kerrotaan. Lokia ei koskaan muuteta eikä poisteta.
• Palkka. Omistaja valitsee palkkausmallin henkilökohtaisesti (tuntipalkka, kuukausipalkka, prosentti, takuupalkka plus prosentti tai yksikköperusteinen), kirjaa juomarahat ja hyväksyy palkkalaskelman perusteen kullekin jaksolle. Provisiopohjaisessa palkassa laskemme mukaan ne myynnit tai palvelut, jotka on liitetty henkilöön SeeYouSoonissa. Omistaja lataa perusteen CSV- tai PAXml-muodossa omaan palkkajärjestelmäänsä. Emme maksa palkkaa emmekä tee ennakonpidätyksiä.

Toimialan henkilöstöluettelo

Alan henkilöstönne (esimerkiksi kampaajat, pesijät, siivoojat, mekaanikot, muuttohenkilöstö ja ravintolahenkilöstö) tallennetaan nimen, roolin ja työvuorolistan kanssa, ja sähköpostiosoitteen kanssa, kun kutsutte jonkun. Kun lisäätte estetyn ajan kampaajan sarakkeeseen, myös kirjoittamanne syy tallennetaan.

Itse kirjaamanne varaukset

• Salongin varaus kassassa. Tilitön asiakas varataan etunimellä, puhelinnumerolla, jos asiakas haluaa sen antaa, muistiinpanolla, palvelulla, kampaajalla ja ajalla. Omistaja, kampaajat ja SeeYouSoonin salonkihenkilöstö voivat lisätä tällaisia varauksia.
• Drop-in-jono. Nimi, jonka henkilökuntanne kirjoittaa jonossa olevalle asiakkaalle.
• Korjaamon varaus kassassa. Tilitön asiakas varataan etunimellä, puhelinnumerolla, jos asiakas haluaa antaa sen, rekisterinumerolla ja auton mallimerkinnällä. Omistaja ja esihenkilöt lisäävät ne.

Vieras ei saa meiltä ilmoituksia eikä maksa maksuja SeeYouSoonin kautta.

Ajoneuvotarkastus ja työkortti

• Ajoneuvotiedot. Korjaamon oma kortti kustakin autosta: rekisterinumero, merkki, malli, vuosimalli, polttoaine, vaihteisto, moottori ja valmistenumero sellaisina kuin korjaamo on ne kirjannut. Kortissa ei nimetä mitään tiliä. Emme hae auton tietoja mistään ajoneuvorekisteristä.
• Työkortti. Korjaamokäynnistä tallennetaan mittarilukema, vastaanotossa tehty muistiinpano, kenellä mekaanikolla auto on, työn vaiheet ja korjaamon muistiinpanot. Asiakas näkee vain muistiinpanot, jotka korjaamo on merkinnyt «Näkyy asiakkaalle».

Rengashotelli

Jokaisesta rengassarjasta tallennetaan asiakas (tili tai tilittömän asiakkaan nimi; yritys näkee vain etunimen), rekisterinumero, auton merkintä, renkaiden tiedot ja hyllypaikka. Jokaisesta jätöstä ja vaihdosta laaditaan pöytäkirja, jossa on urasyvyys renkaittain, vauriot, huomautus ja mittarilukema sekä enintään 8 valokuvaa. Säilytysvuokra tallennetaan jakson, summan ja maksutavan kanssa. Tilin omaava asiakas näkee omat renkaansa, pöytäkirjansa ja valokuvansa sovelluksessa ja saa muistutuksia ennen kautta.

Rengastilaus toimittajalta

Kun korjaamonne tilaa renkaita asiakkaan autoon SeeYouSoonissa toimivalta toimittajalta, lähetämme toimittajalle auton rekisterinumeron ja tilaajan etunimen, emme koskaan asiakkaan nimeä tai puhelinnumeroa. Toimittaja on valitsemanne vastaanottaja, ei alihankkijamme.

Yritystilit (matkat ja rahdit)

Kun yrityksellänne on yritystili työmatkoja tai yrityskuljetuksia varten, yrityksenne ylläpitäjä hallinnoi, ketkä työntekijät saavat tehdä tilauksia tilillä, heidän roolinsa ja summarajansa, kustannuspaikat ja viitteet sekä ottaa kuukausiraportit ja laskutusaineistot (päivämäärä, aika, työntekijän nimi lyhyessä muodossa, kustannuspaikka, summa ja kuittinumero, ilman matkan osoitteita). Käsittelemme näitä tietoja henkilötietojen käsittelijänänne. Itse kuljetustehtävää käsittelevät te, me ja kuljetusyritys itsenäisinä rekisterinpitäjinä.

4. Tiedot ja rekisteröidyt

Keiden tietoja käsittelemme ja mitä tietoja

Rekisteröityneet	Tiedot
Henkilöstönne, esihenkilönne ja omistajanne	TiedotNimi, nimike, rooli, henkilöstönumero, yhteys SeeYouSoon-tiliin, työvuorolista, sisään- ja uloskirjautumiset, tauot, etäisyys työpaikalle sisäänkirjautumisen hetkellä, korjaukset syineen, palkkamalli, juomarahat, henkilölle laskettu myynti, palkanlaskennan perusteet.
Yritystilin työntekijät	TiedotNimi, sähköpostiosoite tai yhteys SeeYouSoon-tiliin, rooli, summarajat, kustannuspaikka ja kuukausiraportin rivit (päivämäärä, aika, summa ja kuittinumero ilman osoitteita).
Vieraat ilman tiliä	TiedotEtunimi, puhelinnumero (vapaaehtoinen), muistiinpano, aika ja palvelu; korjaamossa myös rekisterinumero ja auton malli.
Korjaamon ja rengashotellin asiakkaat	TiedotTili tai nimi, rekisterinumero, auton tiedot, matkamittarin lukema, renkaiden kunto, valokuvat renkaista, muistiinpanot, vuokra ja maksutapa.

Toimintoja ei ole tarkoitettu arkaluonteisille henkilötiedoille. Vapaatekstikentät, kuten muistiinpanot, korjausten syyt ja estetyn ajan syyt, voivat kuitenkin sisältää sellaista, mitä joku kirjoittaa. Kirjoita vain se, mikä on tarpeen.

5. Sopimuksen voimassaolo

Sopimus on voimassa niin kauan kuin käytätte jotakin kohdassa 3 mainituista toiminnoista, ja sen jälkeen niin kauan kuin meillä on tallessa tietoja, joita olemme käsitelleet puolestanne. Liitteestä näkyy, kuinka kauan tietoja nykyään säilytetään.

6. Teidän ohjeenne

Käsittelemme tietoja vain dokumentoitujen ohjeidenne mukaisesti. Ohjeita ovat tämä sopimus sekä valinnat, joita te ja henkilöstönne teette paneelissa ja sovelluksessa, esimerkiksi ketkä kuuluvat yritykseen, työpaikka ja säde, onko vaatimus kirjautua työpaikan lähellä käytössä, palkkamallit ja mitä kirjaatte.

Jos haluatte antaa ohjeen, johon toiminnot eivät pysty, kirjoittakaa osoitteeseen [email protected]. Ilmoitamme heti, jos katsomme ohjeen olevan tietosuojasääntöjen vastainen.

Jos laki edellyttää meiltä tietojen käsittelyä muulla tavoin, kerromme siitä teille etukäteen, ellei laki sitä kiellä.

7. Salassapito

Tietoihin pääsevät vain ne henkilöt meillä, jotka tarvitsevat niitä palvelun ylläpitoon ja tukeen. Varmistamme, että he ovat sitoutuneet pitämään tiedot salassa.

8. Turvallisuus

Nämä toimenpiteet suojaavat tietoja tällä hetkellä (GDPR 32 art.):

• Salaus siirrossa. Kaikki liikenne sovellukseen, paneeliin ja rajapintaamme kulkee salattuna HTTPS:n (TLS) kautta, ja selain pakotetaan käyttämään HTTPS:ää.
• Roolin mukaiset käyttöoikeudet. Palvelin tarkistaa tietokannasta jokaisen kutsun yhteydessä, mikä rooli henkilöllä on yrityksessänne. Kassa & henkilöstö -osiossa vain omistaja näkee palkkamallit, palkkakaudet ja palkkaperusteet, omistaja ja esihenkilöt näkevät henkilöstön työajat ja juomarahat, ja jokainen näkee omansa. Korjaamossa, kampaamossa ja rengashotellissa sovelletaan vastaavia rooleja.
• Muutosloki. Kohdan Kassa & henkilöstö muutoslokia voivat lukea myös esihenkilöt. Palkkamallien ja palkkakausien muutokset näkee vain omistaja; juomarahat näkevät myös esihenkilöt.
• Oma henkilöstömme. Henkilöstömme saa pääsyn vain tietokannassa annettavilla toimialakohtaisilla oikeuksilla, ja peruttu oikeus lakkaa heti. Kohdassa Kassa & henkilöstö henkilöstömme näkee vain lukumääriä, ei koskaan nimiä, aikoja tai palkkoja. Asiakkaan puhelinnumerosta henkilöstömme näkee vain neljä viimeistä numeroa. Kunkin toimialan henkilöstö voi lukea rengashotellin luetteloita asiakkaan etunimineen sekä korjaamoiden autokortteja ja työkortteja; näitä lukukertoja ei tällä hetkellä kirjata lokiin.
• Salaus tallennuksessa. Vieraiden puhelinnumerot tallennetaan AES-256-GCM-salattuina. Muita tietoja, kuten nimiä, aikoja ja palkkoja, ei tallenneta kenttäkohtaisesti salattuina.
• Sijainti. Sisäänleimauksen koordinaatteja ei koskaan tallenneta, ainoastaan 10 metriin pyöristetty etäisyys.
• Valokuvat. Poistamme valokuvista kaikki metatiedot, myös GPS-sijainnin, ennen tallentamista. Ne säilytetään yksityisessä tallennustilassa, ja ne näytetään vain niille, joilla on oikeus nähdä ne, eikä niitä tallenneta mihinkään välimuistiin.
• Jäljitettävyys. Työaikojen korjaukset tallennetaan lokiin, jota ei voi muuttaa, ja työntekijä saa ilmoituksen jokaisesta korjauksesta.
• Kirjautuminen. Paneelin tileille on saatavilla kaksivaiheinen tunnistautuminen. Kirjautumisyritysten määrää rajoitetaan. Kun poistamme henkilön henkilöstöstämme, kaikki hänen istuntonsa päätetään välittömästi.
• Varmuuskopiot. Tietokanta varmuuskopioidaan joka yö. Kopio tallennetaan tavallisena tiedostona Cloudflaren yksityiseen tallennustilaan EU:n alueella. Cloudflare salaa sen levossa, mutta ei omalla avaimellamme. Jos tietoja palautetaan varmuuskopiosta, erillinen poistoloki, jossa ei ole henkilötietoja, ajetaan heti ennen kuin liikenne avataan uudelleen, jotta poistetut tilit pysyvät poistettuina. Valokuvia ei varmuuskopioida.

9. Alihankkijat

Annatte meille yleisen luvan käyttää alihankkijoina toimivia käsittelijöitä. Nämä alikäsittelijät käsittelevät tietoja puolestamme tällä hetkellä:

Alihankkijat, jotka käsittelevät tietoja, joita käsittelemme puolestanne

Alihankkija	Mitä he tekevät	Missä tiedot ovat
Cloudflare, Inc. (USA)	Mitä he tekevätYlläpitävät palvelintamme, tietokantaa, valokuvien tallennusta ja varmuuskopioita. Cloudflare tallentaa myös lokit palvelimelle tehdyistä kutsuista, ja kutsun osoite voi sisältää auton rekisterinumeron.	Missä tiedot sijaitsevatTietokanta sijaitsee Länsi-Euroopassa (mukaan lukien Iso-Britannia EU-komission tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen nojalla), ja sitä suojaavat EU–US DPF ja vakiosopimuslausekkeet. Henkilötietojen käsittelijän työkalujen valokuvat tallennetaan Cloudflaren tiedostotallennukseen samalla suojalla (kun taas henkilöllisyys- ja lupa-asiakirjat tallennetaan palveluun seeyousoon-kyc-eu EU-lainkäyttöalueella). Varmuuskopiot tallennetaan yksityiseen tallennustilaan EU:ssa, ja Cloudflare salaa ne levossa mutta ei omalla avaimella.
Selainten push-palvelut: Google, Mozilla, Apple ja Microsoft (Yhdysvallat)	Mitä he tekevätVälittävät ilmoituksia puhelimiin ja tietokoneisiin, joissa ilmoitukset on otettu käyttöön, esimerkiksi kutsun, korjatun työajan tai muistutuksen renkaanvaihdosta. Sisältö on salattu vastaanottajan laitetta varten; palvelu näkee vain laitteen osoitteen ja ajankohdan.	Missä tiedot sijaitsevatKunkin palvelun omilla palvelimilla.
Firebase Cloud Messaging (Google, USA) ja Apple Push Notification service (Apple, USA)	Mitä he tekevätKoskee vain puhelinsovelluksia, joita ei ole vielä julkaistu. Niissä he välittävät ilmoitukset ja voivat lukea niiden lyhyen tekstin.	Missä tiedot sijaitsevatKunkin palvelun omilla palvelimilla.
fiskaly (SIGN SE)	Mitä he tekevätKoskee vain Kassa & henkilöstö -osion kassajärjestelmää, joka ei ole vielä käytössä. Siinä he rekisteröivät jokaisen kuitin lain edellyttämään valvontayksikköön: kuitin rivit ja summat, ei koskaan ostajaa.	Missä tiedot sijaitsevatIlmoitetaan tässä ennen kassajärjestelmän käyttöönottoa, vähintään 30 päivää etukäteen.

Varmistamme, että jokaisella alikäsittelijällä on kanssamme sopimus, jossa asetetaan samat tietosuojavaatimukset kuin tässä sopimuksessa. Vastaamme teille alikäsittelijöiden työstä.

Ennen kuin otamme käyttöön uuden alihankkijan tai vaihdamme olemassa olevan, julkaisemme tästä sopimuksesta uuden version päivitetyllä luettelolla ja ilmoitamme teille kirjallisesti sähköpostitse (sekä ilmoituksella paneelissa ja sovelluksessa) vähintään 15 päivää ennen muutoksen voimaantuloa (vähintään 30 päivää ennen kassarekisterin käyttöönottoa). Jos haluatte vastustaa GDPR:n 28 artiklan 2 kohdan mukaisesti, kirjoittakaa osoitteeseen [email protected] ennen kuin muutos tulee voimaan. Jos emme voi ottaa vastustustanne huomioon, teillä on oikeus poistaa kyseinen moduuli käytöstä (esimerkiksi Kassa & henkilökunta) tai irtisanoa sopimus ennen muutoksen voimaantuloa.

10. Siirrot EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Kohdassa 9 mainitut alihankkijat fiskalya lukuun ottamatta ovat yhdysvaltalaisia yrityksiä, ja käsittelijätyökalujen valokuvia voidaan käsitellä EU:n/ETA:n ulkopuolella. Käyttämällä toimintoja annatte meille ohjeet näistä siirroista. Tietokanta sijaitsee Länsi-Euroopassa (mukaan lukien Yhdistynyt kuningaskunta EU-komission tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen perusteella), ja sitä suojaavat EU–US DPF ja vakiosopimuslausekkeet; Cloudflare on sertifioitu EU–US Data Privacy Frameworkin mukaisesti, ja sen käsittelijäsopimukseen sisältyvät EU:n vakiosopimuslausekkeet. Emme siirrä tietoja mihinkään muuhun maahan ilman suojaa, joka täyttää GDPR:n V luvun vaatimukset.

11. Rekisteröityjen oikeudet

Vastaatte työntekijöidenne ja asiakkaidenne pyyntöihin, esimerkiksi tietojen näkemisestä, oikaisemisesta tai poistamisesta. Suurimman osan voitte nähdä ja korjata suoraan paneelissa. Jokainen työntekijä näkee sovelluksessa omat aikansa, työvuorolistansa ja hyväksytyt palkkalaskelmansa.

Paneelissa ei tällä hetkellä ole toimintoa ajan, autokortin tai rengashotellin rengassarjan poistamiseen, eikä muuta vientiä kuin palkka-aineisto. Kun työntekijä lataa omat tietonsa sovelluksessa, Kassa & henkilöstö -osion tiedot eivät sisälly niihin. Jos tarvitsette niitä, kirjoittakaa osoitteeseen [email protected], niin haemme tai poistamme tiedot puolestanne.

Jos rekisteröity ottaa suoraan yhteyttä meihin pyynnöllä, joka koskee puolestanne käsittelemiämme tietoja, välitämme sen teille viipymättä emmekä itse vastaa asiasisältöön, ellette sitä pyydä.

12. Tietoturvaloukkaukset

Jos havaitsemme henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, joka koskee puolestanne käsittelemiämme tietoja, ilmoitamme siitä teille ilman aiheetonta viivytystä. Kerromme, mitä on tapahtunut, mitä tietoja ja suunnilleen kuinka monta henkilöä se koskee, mitä seurauksia sillä voi olla ja mitä teemme asian korjaamiseksi. Sen, mitä emme tiedä heti, lähetämme heti kun saamme sen tietoomme. Te päätätte, ilmoitatteko loukkauksesta Integritetsskyddsmyndighetenille (imy.se), mikä on tehtävä 72 tunnin kuluessa, ja ilmoitatteko asiasta niille, joita se koskee (GDPR:n 33 ja 34 artikla).

13. Vaikutustenarviointi ja ennakkokuuleminen

Työaika ja etäisyystarkistus leimauksen yhteydessä voivat edellyttää, että teette vaikutustenarvioinnin (GDPR 35 art.). Annamme teille ne toimintoja koskevat tiedot, joita tarvitsette sitä varten sekä mahdollista ennakkokuulemista varten Integritetsskyddsmyndighetenin kanssa (GDPR 36 art.).

14. Kun sopimus päättyy

Kun lopetatte toimintojen käytön, valitsette, poistammeko tiedot vai luovutammeko ne teille. Kirjoita osoitteeseen [email protected].

Tällä hetkellä tietoja ei poisteta automaattisesti sopimuksen päättyessä eikä myöskään omistajan tilin poistuessa: yrityksen tiedot säilyvät, kunnes pyydätte meitä poistamaan ne. Paneelissa oleva vienti on hyväksyttyjen jaksojen palkka-aineisto CSV- tai PAXml-muodossa. Muut tiedot toimitamme pyynnöstä.

Poistamamme tiedot säilyvät varmuuskopioissa, kunnes kyseiset kopiot karsitaan, ks. liite.

15. Tiedot ja tarkastus

Annamme teille tiedot, joita tarvitsette osoittaaksenne, että tätä sopimusta ja GDPR:n 28 artiklaa noudatetaan, ja vastaamme kysymyksiinne kirjallisesti. Te tai nimeämänne riippumaton, vaitiolovelvollinen tarkastaja saatte tarkastaa käsittelymme, kun ajankohdasta ja laajuudesta on sovittu. Integritetsskyddsmyndigheten saa aina tehdä ne tarkastukset, joihin laki antaa sille oikeuden.

16. Vastuunne rekisterinpitäjänä

• Huolehditte siitä, että teillä on oikeusperuste käsittelylle ja että työntekijänne ja asiakkaanne saavat siitä tietoa (GDPR 13 art.). Työntekijöidenne on esimerkiksi tiedettävä, että sovellus kysyy puhelimen sijaintia leimattaessa sisään ja että etäisyys työpaikkaan tallennetaan, kun olette määrittäneet työpaikan.
• Ennen kuin otatte käyttöön vaatimuksen leimata sisään työpaikan lähellä, teidän tulisi tehdä intressivertailu ja täyttää mahdollinen neuvotteluvelvollisuus lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL) 11 §:n mukaisesti.
• Te päätätte, kuinka kauan tietoja säilytetään, ja ilmoitatte meille, milloin ne on poistettava, esimerkiksi työaika arbetstidslagen mukaisesti ja palkanlaskennan perusteet bokföringslagen mukaisesti.
• Annatte käyttöoikeuden vain henkilöille, jotka tarvitsevat sitä, ja poistatte lopettavat henkilöt.
• Vastaatte lataamastanne palkka-aineistosta siitä hetkestä, kun tiedosto on lähtenyt SeeYouSoonista.

17. Muutokset ja yhteystiedot

Julkaisemme tässä jokaisen sopimuksen uuden version päivämäärän ja versionumeron kera. Yhteystieto tietosuojakysymyksissä: [email protected]. Muut kysymykset: [email protected].

18. Liite: käsittelyt ja säilytysajat

Taulukko näyttää, kuinka kauan tietoja säilytetään palvelun nykyisellä toiminnalla. Kun kohdassa lukee «ei automaattista poistoa», tiedot säilyvät, kunnes pyydätte meitä poistamaan ne.

Käsittely, tiedot, rekisteröidyt ja säilytysaika

Hoito	Tiedot	Rekisteröityneet	Säilytysaika tänään
Henkilöstö näkymässä «Kassa & henkilöstö»	TiedotNimi, nimike, rooli, henkilöstönumero, yhteys tiliin	RekisteröidytHenkilöstö, esihenkilöt, omistajat	Nykyinen säilytysaikaEi automaattista poistoa. Poistettava henkilö merkitään poistetuksi. Jos henkilö poistaa tilinsä, näitä tietoja ei muuteta.
Aikataulut	TiedotPäivä, alku, loppu	RekisteröidytHenkilöstö	Säilytysaika nykyisinKunnes muutatte aikataulua.
Leimaus, tauot ja etäisyys	TiedotAjat, etäisyys työpaikalle 10 metrin tarkkuudella, tila, muistiinpano	RekisteröidytHenkilöstö	Nykyinen säilytysaikaEi automaattista poistoa, ei myöskään silloin, kun henkilö poistaa tilinsä.
Muutosloki	TiedotKuka muutti mitä, milloin ja miksi, arvot ennen ja jälkeen	RekisteröidytHenkilöstö, esihenkilöt, omistajat	Säilytysaika nykyisinEi muuteta eikä poisteta koskaan.
Palkka	TiedotPalkkamalli, juomarahat, myynti henkilöittäin, palkanlaskennan perusteet	RekisteröidytHenkilöstö	Nykyinen säilytysaikaEi automaattista poistoa.
Ilmoitukset henkilökunnalle ja asiakkaille	TiedotIlmoituksen teksti, esimerkiksi korjaus syineen	RekisteröidytHenkilöstö, asiakkaat, joilla on tili	Nykyinen säilytysaika90 päivää.
Toimialan henkilöstöluettelo	TiedotNimi, rooli, työvuorolista, sähköpostiosoite kutsun yhteydessä, estetyn ajan syy	RekisteröidytHenkilöstö	Nykyinen säilytysaikaEi automaattista poistoa. Jos henkilö poistaa tilinsä, nimi korvataan ja henkilö poistuu tiimistä.
Varaus kassalla, salongissa ja korjaamolla	TiedotEtunimi, puhelinnumero, muistiinpano, aika; korjaamossa rekisterinumero ja auto	RekisteröidytVieraat ilman tiliä	Säilytysaika nykyisinPuhelinnumero poistetaan 30 päivän kuluttua käynnistä. Muut tiedot: ei automaattista poistoa.
Drop-in-jono	TiedotHenkilökunnan kirjoittama nimi	RekisteröidytVieraat	Nykyinen säilytysaikaEi automaattista poistoa.
Ajoneuvotarkastus	TiedotRekisterinumero, auton tiedot, valmistenumero	RekisteröidytAuton omistaja tai haltija	Nykyinen säilytysaikaEi automaattista poistoa. Jos asiakas poistaa tilinsä, kortti poistetaan, jos vain kyseisen asiakkaan käynnit osoittavat auton olleen korjaamolla.
Työkortti	TiedotMatkamittarin lukema, muistiinpanot, mekaanikko, työn vaiheet	RekisteröidytAsiakkaat, mekaanikot	Nykyinen säilytysaikaEi automaattista poistoa. Jos asiakas poistaa tilinsä, muistiinpanojen teksti tyhjennetään.
Rengashotelli	TiedotTili tai nimi, rekisterinumero, renkaat, pöytäkirja, valokuvat, vuokra	RekisteröidytAsiakkaat tilin kanssa ja ilman	Nykyinen säilytysaikaEi automaattista poistoa, ei myöskään silloin, kun asiakas poistaa tilinsä.
Rengastilaus toimittajalta	TiedotRekisterinumero, tilaajan etunimi	RekisteröidytAsiakkaat, henkilöstönne	Nykyinen säilytysaikaEi automaattista poistoa.
Yritystilit (matkat ja rahdit)	TiedotTyöntekijäluettelo, rooli, summarajat, kustannuspaikat ja kuukausiraportit	RekisteröidytAsiakasyrityksen työntekijät ja ylläpitäjät	Nykyinen säilytysaikaTyöntekijät ja kustannuspaikat, kunnes asiakasyritys poistaa ne tai lopettaa tilin; kuukausiraportit ja laskutusaineisto 7 vuotta bokföringslagenin mukaisesti.
Varmuuskopiot	TiedotKoko tietokanta, ei valokuvia	RekisteröidytKaikki edellä mainitut	Nykyinen säilytysaikaKopiot Cloudflaren yksityisessä tallennustilassa EU:ssa, Cloudflaren levossa salaamina mutta ei omalla avaimella: päivittäiset 30 päivää, kuukausittaiset 365 päivää ja ennen suurempia muutoksia otetut kopiot 365 päivää. Palautuksen yhteydessä poistoloki (ilman henkilötietoja) ajetaan uudelleen juuri ennen kuin liikenne avataan jälleen.
Cloudflaren pyyntölokit	TiedotKutsun osoite ja ajankohta	RekisteröidytKaikki toimintoja käyttävät	Säilytysaika nykyisinNiin kauan kuin Cloudflare säilyttää ne tilauksemme mukaisesti.